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FAQs Certificação Software
  • O que muda a partir de 1 de Abril de 2012 na óptica do utilizador?


Q1: Quais as principais mudanças operadas relativamente a sujeitos passivos que estão obrigados a emitir facturas ou documentos equivalentes?

R1: De acordo com o artigo 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, com a redacção dada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, com as excepções constantes do n.º 2 do artigo 2.º passam a estar obrigados a utilizar, exclusivamente, um programa de facturação certificado. Deixa, portanto, de ser possível, após 1 de Abril de 2012, o uso de máquina registadora ou a facturação manual emitida em documentos impressos por tipografias autorizadas, passando a sistema universal de facturação, a utilização de programa certificado. Isto é, com esta nova portaria, a lei passou a impor a utilização de programa certificado como forma, exclusiva, de emissão de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda. Esta obrigatoriedade de utilização de programa certificado vigora a partir de 1 de Abril de 2012 para sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 125 000 e a partir de 1 de Janeiro, para os sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 100 000. Os sujeitos passivos que utilizem programas multiempresa ou que optem pela utilização de programa informático de facturação estão, em qualquer caso, obrigados a utilizar programa certificado, excepto se, directamente ou através de empresa do mesmo grupo económico, forem titulares dos direitos de autor do programa utilizado.

  • Quem está abrangido e excluído pela lei?


Q2: Quais são os sujeitos passivos que não estão obrigados a utilizar programa certificado?

R2: De acordo com o disposto no nº 2 do artigo 2º da Portaria nº 363/2010, de 23 de Junho, excluem-se da obrigatoriedade de utilização de programas de faturação certificados, os sujeitos passivos que reúnam algum dos seguintes requisitos:

      a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor;
      b) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a €100.000,00, sendo que, este limite é de € 125.000,00 até ao final do ano de 2012;
      c) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades;
      d) Efectuem transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré-impresso e ao portador comprovativo do
pagamento.


Bastará que apenas uma destas condições se verifique para que o utilizador esteja dispensado.

Q3: O sujeito passivo de IRS ou de IRC que utilize uma máquina registadora ou facturas manuais, mas cujo volume de negócios seja superior a €125.000,00 e que emita mais de 1000 documentos por ano, pode continuar a utilizar a máquina registadora e as facturas manuais, não estando por isso obrigado à utilização de software certificado ou tem que adquirir um software de facturação certificado?

R3: Tem que adquirir um software de facturação certificado, porque a Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, obriga à sua utilização deixando de ser possível a emissão de facturas manuais ou a utilização de máquina registadora, como formas de facturação.

Q4: Caso uma empresa fature apenas a entidades que não sejam clientes finais, isto é entidades que exerçam actividades de produção, comércio ou de prestação de serviços, está excluída dessa obrigatoriedade independente do valor volume de negócios?

R4: Não, essa exclusão que constava da versão inicial da alínea b) do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de Junho, foi revogada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de Janeiro, pelo que actualmente nessas situações existe igualmente a obrigatoriedade de utilizar
Programa de Facturação Certificado.

Q5: Caso uma empresa tenha facturado, por exemplo, € 500.000,00, e tenha emitido um número de documentos de venda inferior a 1000 unidades, está excluída da obrigatoriedade de ter software certificado?

R5: Sim, nesse caso está excluída da obrigatoriedade de utilizar Programa de Facturação Certificado, porque basta reunir uma das condições de exclusão do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de Junho, para que fique dispensado.

Q6: Uma empresa tem duas actividades distintas, correspondentes a diferentes CAEs, em que numa das actividades o volume de negócios é superior a €125.000,00 e emite mais de 1000 facturas por ano, enquanto que na outra não chega aos €100.000,00. A primeira actividade
precisa de software certificado, e a segunda não?

R6: A obrigatoriedade de utilização de software certificado aplica-se aos sujeitos passivos e não às actividades. Assim, o volume de negócios, bem como o número de facturas emitidas a considerar para efeitos de possível exclusão é o da entidade. A exigência de programa de facturação certificado aplica-se a todas as atividades exercidas, independentemente do seu local de prestação, podendo utilizar programas diferentes, desde que sejam todos certificados.

Q7: Em que circunstâncias as máquinas registadoras podem continuar a ser utilizadas, por exemplo num café/restaurante, para emitir talões de venda, complementadas com a emissão de facturas manuais realizadas em impressos feitos em tipografias autorizadas?

R7: Apenas nos casos em que não esteja obrigado a ter programa certificado, isto é, se o volume de negócios, relativo ao ano anterior, for igual ou inferior a € 125 000 (€ 100 000, a partir de 1 de Janeiro de 2013).

Q8: A sociedade tem um programa de facturação que utiliza para si e para alguns dos seus clientes, poderá ser considerado um software "Multiempresa"?

R8:
Sim, de acordo com a alínea b) do n.º 3 do art.º 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho, os programas multiempresa devem ser certificados entendo-se como tal, os que permitam a sua utilização, simultânea, por mais do que uma empresa e os utilizados para
fazer a autofacturação de fornecedores.

Q9: Sou contribuinte de IRS com contabilidade organizada e estou obrigado a utilizar um programa certificado, também tenho que exportar o SAF-T(PT)?

R9: Sim, na medida em que está obrigado a ter programa de facturação certificado, este obrigatoriamente deve estar apto a exportar o ficheiro SAF-T(PT).

Q10: Tenho um programa certificado, quais as situações em que posso utilizar facturas emitidas manualmente em documentos impressos por tipografias autorizadas?

R10: As facturas ou documentos equivalentes só podem ser emitidas de forma manual em caso de inoperacionalidade do programa (nos termos do artigo 8.º da Portaria 363/2010). Podem também ser considerados casos de inoperacionalidade do programa, as situações em que o acesso ao programa se mostre inviável. Os documentos assim emitidos devem ser integrados no programa imediatamente após a cessação da sua inoperacionalidade, utilizando uma numeração sequencial própria e uma série específica, anual ou plurianual, por tipo de documento.

Q11: Se já tiver um programa certificado será necessário adquirir um novo programa, em consequência das alterações introduzidas na Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho?

R11: Para além da obrigatoriedade de utilização de programas certificados, foram ainda introduzidas alterações de ordem técnica, que se encontram referidas no ofício circulado n.º 50 000/2012, pelo que os produtores de software podem ter de atualizar os seus programas.
De um modo geral, a introdução de tais alterações constitui uma obrigação dos produtores de software nos termos do contrato de utilização/manutenção.

Q12
: Uma instituição particular de solidariedade social está obrigada a utilizar programa de facturação certificado?

R12: A obrigação em causa está inserida das obrigações contabilísticas das entidades que exercem, a título principal, uma actividade comercial, industrial ou agrícola. Não sendo este o caso das IPSS, não estão obrigadas a utilizar programa de facturação certificado.

Q13: Um sujeito passivo de IRS tem rendimentos de categoria B do IRS, tem contabilidade organizada e emite recibo de modelo oficial. Terá de passar a utilizar um programa de facturação certificado?

R13: Os titulares de rendimentos da categoria B são obrigados a passar recibo, em modelo oficial, ou, em alternativa, a emitir factura ou documento equivalente e a emitir documento de quitação das importâncias recebidas.

Por outro lado, os sujeitos passivos de IRS, com contabilidade organizada por força do disposto no artigo 117.º do Código do IRS, são obrigados a observar as disposições do artigo 123.º do Código do IRC.

No âmbito destas obrigações contabilísticas encontra-se a orbigação de utilização de programas de facturação certificados.

Tal significa que, desde que os sujeitos passivos de IRS tenham contabilidade organizada, emitam mais de 1000 documentos e tenham um volumede negócios superior a € 125.000, estão obrigados a utilizar programa certificado a partir de 1 de Abril, não podendo utilizar os recibos.


Q14: Quais os documentos que devem ser assinados com a chave privada do produtor do programa?


R14: Nos termos dos artigos 6º e 7º. da Portaria 363/2010, de 23 de Junho, são assinados os seguintes documentos:

  • As facturas ou documentos equivalentes e os talões de venda;
  • As guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que sirvam de documento de transporte, nos termos do Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de Julho.
  • Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa.


Q15: Posso continuar a usar facturas manuais (impressas em tipografias autorizadas)?

R15: Se não está obrigado a utilizar programa certificado, pode continuar a usar faturas manuais (impressas em tipografias autorizadas). Porém, os sujeitos passivos que não reúnam nenhum dos requisitos de exclusão, só podem emitir faturas impressas em tipografias autorizadas em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo ser posteriormente recuperadas para o programa.

Q16: Posso continuar a usar máquinas registadoras?

R16: Se não está obrigado a utilizar programa certificado de facturação, pode continuar a utilizar documentos emitidos por máquinas registadoras. Deve, todavia, ter em consideração que foram igualmente estabelecidas regras a observar pelas máquinas registadoras. Assim:

  • Os equipamentos ou programas de faturação não certificados que, para além dos talões de venda, emitam quaisquer outros documentos suscetíveis de apresentação aos clientes como comprovativo da transmissão de bens ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa, devem:
    • Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos:
      • Data e hora da emissão;
      • Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
      • Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
      • O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto;
      • A indicação de que não serve de fatura;
      • Registar os documentos numa série específica, em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal eletrónico, evidenciando igualmente os documentos anulados.
  • Os documentos emitidos, em modo de treino, pelos equipamentos ou programas de facturação não certificados, devem conter obrigatoriamente a menção “Documento emitido para fins de formação” (sem aspas).


Q17: Tenho dois ou mais estabelecimentos principais ou locais do exercício de actividade, com o mesmo programa certificado. Posso usar programas certificados diferentes? É necessário distinguir as facturas?


R17: O sujeito passivo pode usar um ou mais programas certificados nos seus locais de venda, devendo fornecer um ficheiro XML de SAF-T(PT) de cada um deles. Deve(m) ser criada(s) série(s) específica(s) para cada um dos estabelecimentos, de modo a que as facturas, documentos equivalentes e talões emitidos, incluam juntamente com o número do documento essa série específica do estabelecimento, que os permita distinguir entre si.

Q18: Os documentos do tipo facturas pro forma ou orçamentos devem ser assinados?

R18: Não. No entanto, as facturas “pro forma”, orçamentos, bem como quaisquer outros documentos com eficácia externa eventualmente emitidos por um programa de facturação, não sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, conter a expressão “Este documento não serve de fatura”, competindo ao produtor de software criar condições que não permitam tais alterações de layouts, de modo a impedir qualquer confusão com uma factura.

Q19: Um sujeito passivo utiliza um programa informático de facturação não certificado e reúne os requisitos de exclusão. No entanto, quer optar por um programa informático de facturação certificado previamente. Quando o poderá fazer?

R19: Em qualquer momento pode optar pela utilização de um programa certificado.

Q20: Um sujeito passivo utiliza um programa informático de facturação não certificado. Poderá continuar essa utilização até quando?


R20: Poderá fazê-lo, enquanto reunir os requisitos de exclusão anteriormente mencionados, nomeadamente os relativos ao volume de negócios e número de documentos emitidos.

 

  • E quando os programas são produzidos internamente pela própria empresa?
    • Se um contribuinte tiver um programa de facturação desenvolvido pela própria empresa, ou por empresa integrada no grupo económico a que pertence e do qual dispõe do respectivo código-fonte:


Q21: Precisa de certificar o programa?

R21: Não. Só precisará de ser certificado se for utilizado por sujeitos passivos não pertencentes ao grupo económico, como no caso dos franchisados, da autofacturação ou da utilização no modo multiempresa. Para o efeito considera-se grupo económico a empresa mãe e subsidiárias que
ficam abrangidas pelo disposto no artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de Julho.

Q22: Terá que dar conhecimento a alguém desta situação?

R22: Não.

Q23: Quais os meios de prova de que deve dispor para provar essa situação?

R23: Não está previsto nenhum formalismo ou registo específico que tenha de ser cumprido para que se possa considerar que a empresa é detentora dos direitos de autor do software, mas deve estar em condições de o demonstrar perante a AT, através de qualquer meio de prova.

Q24: Que requisitos devem ser observados pelo programa nestas condições?


R24: O programa deve possuir a funcionalidade de gerar ele próprio, o ficheiro XML de SAF-T (PT) (de acordo com o estabelecido na atual redacção da Portaria n.º 1192/2009, de 08 de Outubro) e cumprir os requisitos enunciados no actual artigo 5.º do Decreto-Lei n.º198/90, de 19 de Junho?

Q25: Precisa de fazer menção da exclusão da obrigação de certificação, nos documentos emitidos?

R25: Não, a menção da exclusão da obrigação de certificação, nos documentos emitidos não está prevista na Portaria.

 

  • A que sanções está sujeito se não cumprir a lei e quais os incentivos fiscais previstos


Q26: Quais são as sanções previstas para a não utilização de software certificado?

R26: A aquisição ou utilização de programas ou equipamentos informáticos de facturação, que não estejam certificados nos termos do n.º 9 do artigo 123.º do Código do IRC, é punida com coima variável entre € 375 e € 18 750. Estas sanções são elevadas para o dobro, quando aplicadas a pessoas colectivas, nos termos do n.º 4 do Artigo 26.º do RGIT.

Q27: Existem benefícios fiscais previstos para aquisição ou substituição de programas de facturação?

R27: Sim, a Lei n.º 64-B/2011, de 30/12, que aprova o Orçamento do Estado para 2012, prevê incentivos para o efeito, nomeadamente:

  1. As desvalorizações excepcionais decorrentes do abate, no período de tributação de 2012, de programas e equipamentos informáticos de facturação que sejam substituídos em consequência da exigência, de certificação do software, nos termos do artigo 123.º do Código do IRC, são consideradas perdas por imparidade, ficando o sujeito passivo dispensado de obter a aceitação, por parte da Direção-Geral dos Impostos, prevista no n.º 2 do artigo 38.º do Código do IRC.
  2. As despesas com a aquisição de programas e equipamentos informáticos de faturação certificados, adquiridos no ano de 2012, podem ser consideradas como gasto fiscal no período de tributação em que sejam suportadas.

 

  • Lista de Programas Certificados

Q28: Onde posso encontrar a lista actualizada dos programas certificados?

R28: Para aceder à Lista de Softwares certificados no Portal das Finanças deverá seguir o seguinte percurso:

Apoio ao Contribuinte –> Certificação de Software de Facturação - LISTA DOS
PROGRAMAS CERTIFICADOS


A Lista é dinâmica e encontra-se em permanente actualização.


  • Software Houses


Q29: O impresso para o pedido de certificação é disponibilizado on-line e o seu preenchimento é também feito on-line ou é preenchido em papel e entregue na AT?


R29: O impresso para o pedido de certificação onde também será enviada a chave pública para validação das assinaturas de documentos está disponível online no Portal das Finanças.

Q30: Deve ser enviado um pedido de aprovação (independente) para cada aplicação \ programa ou o modelo é genérico para pedir a aprovação de todas as aplicações da empresa produtora?

R30: Deverá ser pedido um certificado para cada um dos produtos comercializados pela empresa produtora e fornecida a respectiva chave pública.

Q31: Qual e entidade certificadora e respectivos contactos directos? Vai existir algum gabinete de apoio?

R31: É a AT que atribui o certificado. As questões devem ser encaminhadas para o e-mail:
dspcit-dpat@at.gov.pt  

Q32: Há alguma forma de distinguir quais são os documentos sujeitos a assinatura (Hash) e os que podem ser usados sem assinatura?

R32: São obrigados a conter assinatura as facturas ou documentos equivalentes, guias de remessa ou de transporte e os talões de venda, incluindo, portanto, os seguintes documentos:
 

  • Factura, Nota de Débito, Venda a dinheiro, Factura-recibo, guia de transporte, guia de remessa, Talão de venda, Nota de crédito, Talão ou Nota de devolução.
     
  • São ainda obrigados a conter assinatura os documentos, qualquer que seja a sua designação, susceptíveis de serem apresentados ao adquirente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços (p.ex. consulta de mesa).
    Não estão obrigados os documentos correspondentes, por exemplo, a orçamentos porque não dizem respeito, ainda, a uma evidência de transacção.


Q33: Quantas Chaves Privadas pode ter uma empresa produtora?

R33: O produtor de software deverá, em princípio, ter uma chave privada e a respectiva chave pública a entregar por cada programa objecto de certificação, devendo o par de chaves ser diferente por cada um deles. É, todavia, uma decisão do produtor.

Q34: A facturação em modo de multiutilizador (em rede) na mesma série, não permite o uso do hash do documento anterior. Como resolver?

R34: A assinatura do documento deverá ser feita no momento em que é gravado na base de dados, ou seja, quando é atribuído o número sequencial ao documento, e este, só pode ser atribuído quando concluído.
O documento pode ter um estado de preparação, no entanto em nenhuma circunstância poderá ser impresso ou exportado como documento válido porque a assinatura só é gerada no momento em que passa ao estado de concluído.

Q35: Se acontecer um erro num documento ainda não impresso, ou impresso mas não entregue ao cliente, não vai ser possível corrigi-lo, porque já tem outros documentos posteriores na base de dados?

R35: Em nenhuma circunstância será aceitável a geração de uma nova assinatura para um qualquer documento. Para correcção de um valor em qualquer um dos campos com relevância fiscal, terá que ser anulado o documento e criado um novo, garantindo a sequência existente.

Q36: Em que circunstâncias posso gerar uma nova assinatura para um documento já emitido e assinado?

R36: NUNCA! Em situações excepcionais, tais como perda de cópia de segurança, mudança de software para outro produtor, integração de dados no backoffice de documentos de diferentes produtores e integração de documentos de sistemas de venda desconectados (pda), os documentos devem ser tratados com as seguintes regras:

  • Têm de ter uma série independente tipificada para o efeito;
  • Não podem ser assinados no sistema que os integra, devendo ser tratados como cópias do documento original;
  • Devem ser exportados da mesma forma para o SAFT
  • As facturas não assinadas pelo sistema integrador devem ser impressas com a indicação "Cópia do documento original".
     

Q37: Qual a informação sobre o documento que não poderá ser alterada após efectivada uma transacção com a respectiva assinatura?

R37: Não poderá ser alterada a informação que por força do art. 36.º do CIVA deva constar da factura (NIF, quantidades, valores, taxas e montante do imposto) nem os elementos identificados no art.º 6.º da Portaria.

Q38: Um programa certificado pela AT pode em alguma circunstância permitir comportar-se como programa não certificado, nomeadamente não assinando os documentos a isso obrigados, como se encontra estabelecido na Portaria n.º 22-A/2012?

R38: Não, em circunstância alguma. No processo de configuração de qualquer documento identificado de acordo com a tipologia prevista no SAF-T(PT), o programa de facturação não pode permitir ao utilizador qualquer opção em termos de assinatura ou não assinatura e exportação ou não exportação para o SAFT(PT).

Q39: Qual a forma de apresentação na impressão das designações previstas no n.º 3 do Art.º 6.º?

R39: Devem ser impressos os quatro caracteres correspondentes à 1.ª, 11.ª, 21.ª e 31.ª posições da assinatura registada no campo 4.1.4.3 – Hash do SAF_T_PT, em seguida um hífen “-“ e depois a expressão “Processado por programa certificado n.º(e em seguida o número do certificado atribuído pela AT, seguido de “/AT” (que integra o n.º do certificado, conforme consta da respectiva atribuição).
Exemplo: aWqC-Processado por Programa Certificado n.º XXX/AT

Q40: Um programa certificado pela AT pode em alguma circunstância permitir abrir empresas e processar os seus documentos sem cumprir a Portaria n.º 22-A/2012 (p.ex. em ambiente multi-empresa onde se processam simultaneamente empresas obrigadas a certificação e empresas não obrigadas a certificação) mesmo que a empresa não esteja pela legislação obrigada a utilizar software certificado?

R40: Não. Qualquer empresa tratada numa versão certificada deve cumprir os requisitos da Portaria n.º 22-A/2012. Desta forma, o tratamento a dar aos documentos duma empresa aberta numa versão certificada, mesmo que não obrigada à certificação, deverá estar de acordo com a legislação da certificação.
Em resumo: um programa certificado não pode nunca deixar de cumprir integralmente as regras da certificação, permitindo desactivar a certificação para uma empresa ou para um documento exportável para SAFT(PT). Isso seria incorrer numa ilegalidade podendo levar à revogação do certificado por parte da AT.

Q41: Um programa certificado pela AT pode em alguma circunstância emitir documentos exportáveis para SAFT(PT) com a expressão “Processado por computador”?

R41: Não. As facturas ou documentos equivalentes emitidos por um programa certificado devem conter apenas a expressão “Processado por programa certificado n.º ./AT”, antecedida do conjunto de 4 caracteres da assinatura e do hífen, substituindo a anterior expressão “Processado por computador”.


 

 

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